Imagínese esto: los nuevos empleados, entusiastas y que trabajan a distancia, se encuentran con una avalancha de materiales de incorporación densos y con mucho texto en su primer día, con poca o ninguna interacción humana.
No fue precisamente una bienvenida cálida, pero tampoco es algo inusual en el entorno actual de incorporación remota.
Hay mucho en juego. El impacto de una experiencia de incorporación deficiente puede repercutir mucho más allá de las primeras semanas. Los estudios demuestran que los empleados que no tienen una experiencia positiva al ser contratados son dos veces más propensos a buscar un nuevo trabajo.
Entonces, ¿cómo se crea un programa de incorporación remota que dé la bienvenida, motive y retenga a los nuevos empleados? Le ofrecemos esta guía completa para incorporar a empleados remotos, que incluye un plan de acción de cinco pasos y las mejores prácticas de incorporación virtual para ayudar a los nuevos compañeros de equipo a empezar con buen pie.
¿Qué es la incorporación remota?
La incorporación remota consistía en presentar a los nuevos empleados la cultura de la empresa, el equipo y las herramientas necesarias para realizar su trabajo. Un programa completo de incorporación ayuda a los nuevos empleados a comprender su función, la empresa y las personas con las que trabajarán.
Lo ideal es que la incorporación implique mostrarle la oficina al nuevo miembro, llevarlo a comer y darle muchos apretones de manos. Sin embargo, con la incorporación remota, todo esto se hace de forma virtual mediante videoconferencias, vídeos, ejercicios interactivos y recursos textuales.
Manual de capacitación virtual
Descubra cómo las empresas mantienen informados a los empleados y agilizan la incorporación mediante el uso de videos
En un episodio de la serie Master Class de Vimeo, hablamos sobre los entresijos de la incorporación de nuevos empleados mediante vídeos. Eche un vistazo al siguiente fragmento:
Cómo incorporar a empleados remotos
Explore nuestro plan de acción de cinco pasos para incorporar a nuevos empleados remotos:
1. Trabajo previo a la incorporación virtual
El 83 % de las empresas con mejor rendimiento inician su proceso de incorporación antes del primer día de trabajo del empleado. Entienden claramente la importancia de un buen comienzo. El trabajo previo garantiza que todo vaya según lo previsto. Así que ponga manos a la obra con los siguientes pasos:
- Envíe todo el hardware, los manuales y los manuales para empleados a los nuevos empleados antes de su fecha de inicio. Como alternativa, transfiérales un presupuesto para la compra de hardware y establezca una fecha límite para que tengan su escritorio listo.
- Pida ayuda al equipo de TI para configurar el nuevo hardware. La instalación remota de VPN y software de seguridad son tareas que se realizan en este paso.
- Envíenos algunos obsequios promocionales de la empresa. Las tazas, pegatinas, camisetas y calcetines con la marca, entre otros artículos, hacen que los nuevos empleados se sientan parte del equipo.
- Introducir las herramientas de comunicación de la empresa y configurar las cuentas de los nuevos empleados.
- Pida información sobre la persona nueva, como su trabajo anterior, sus aficiones y otros datos. Páselo al equipo para que puedan darles la bienvenida.
Acelere el proceso de tramitación de documentos haciendo que los nuevos empleados rellenen y firmen los documentos de forma digital con herramientas de firma electrónica seguras, como DocuSign.
2. Orientación remota para nuevos empleados
La orientación consiste en presentar al empleado a los miembros de su nuevo equipo. Usted, como persona de contacto del departamento de recursos humanos, su responsable de contratación (o el responsable directo al que rendirá cuentas) y el director general son las tres personas con las que debe reunirse un nuevo empleado el primer día.
Si el nuevo miembro aún no ha conocido a estas personas durante las entrevistas de contratación, lo mejor es que haga una videollamada de presentación. A continuación, déjeles que mantengan una reunión individual con los miembros clave.
Mantenga las llamadas introductorias ligeras y no relacionadas con el trabajo, mientras discute las expectativas claras para el puesto, establece el proceso de trabajo y define los objetivos a corto y largo plazo.
3. Organice reuniones con las personas con las que trabajarán estrechamente.
Empiece por presentar a la persona nueva en el Slack de su empresa. Puede hacerlo usted mismo o encargar esta tarea a una persona especializada.
Con la información sobre la nueva cara que compartió con el resto del equipo en el primer paso, todos pueden personalizar su mensaje de bienvenida.
A continuación, organice reuniones entre el nuevo empleado y los miembros de su equipo para ayudarle a familiarizarse con ellos. En Vimeo, programamos y marcamos las llamadas de presentación de los nuevos empleados durante su primera semana en su calendario de Google para minimizar la confusión.
4. Organizar sesiones de formación y orientación para conocer la empresa.
Dado que la incorporación de trabajadores remotos implica familiarizarlos con su negocio y su oferta, debe planificar las sesiones de formación que necesitarán.
Como parte de nuestro proceso de incorporación remota, ofrecemos las siguientes sesiones de formación a todos los nuevos empleados de Vimeo durante su primer mes. No dude en tomar prestadas estas ideas para sesiones de incorporación de nuevos empleados:
👉 Orientación para nuevos empleados y charla sobre confianza y seguridad, en la que se ofrece una visión general de la misión, la visión y los valores de Vimeo, y se detalla quién es quién en la empresa.
👉 Orientación para nuevos empleados y prestaciones en EE. UU., que cubre las prestaciones y la inscripción para los empleados estadounidenses.
👉 Sesión de producto en la que se explica y se imparte formación sobre nuestra oferta de productos.
👉 Sesión estratégica, que consiste en un análisis en profundidad de las expectativas, la estrategia, los objetivos y el posicionamiento de Vimeo.
👉 Sesión de seguridad que presenta a los nuevos usuarios de Vimeo nuestras normas de seguridad.
5. Asigne una pequeña tarea para que se pongan a trabajar.
Una vez finalizadas todas las reuniones de incorporación y las sesiones de formación, pida al superior directo del nuevo empleado que le asigne una pequeña tarea. El objetivo aquí es darles una idea de cómo trabajarán y con quién tendrán que coordinarse para hacer las cosas.
Asegúrese de que el recién llegado reciba suficiente información y contexto sobre el proyecto, junto con ejemplos de lo que hay que hacer. Incluya también los puntos de contacto.
Cómo crear vídeos de incorporación
Los vídeos muestran cómo se hacen las cosas en lugar de limitarse a narrar los pasos, lo que los convierte en una herramienta excelente para la incorporación de nuevos empleados. Por ejemplo, puede tener un vídeo de incorporación de empleados en el que se les dé la bienvenida y se les guíe durante sus primeros 30 días. Del mismo modo, un tutorial de formación puede ayudar a explicar cómo funciona su producto.
Tenga en cuenta que hay dos tipos de vídeos de incorporación que resultan útiles: los estándar y los tutoriales. Para el primero, puedes usar plantillas de video para armarlos rápidamente.
Aquí tiene una plantilla de vídeo de bienvenida de ejemplo:
Y aquí tiene un ejemplo práctico:
Por otro lado, los tutoriales en vídeo son grabaciones de pantalla en las que se muestra su pantalla (y su cámara, si lo desea) mientras muestra cómo utilizar su producto, por ejemplo. El grabador de pantalla de Vimeo le ofrece la opción de compartir su pantalla, su cámara o ambas mientras expone su tema.
A nuestros clientes les encanta Vimeo Record. Uno de ellos ha compartido su opinión:
"Internamente, somos un equipo distribuido en más de 10 zonas horarias, y los momentos en los que todos estamos en línea juntos son muy limitados. Esta herramienta de colaboración asíncrona nos permite aprovechar ese tiempo valioso en que estamos todos en línea para centrarnos en temas más productivos."
Vimeo Record es una forma sencilla y eficaz de transmitir información a los nuevos empleados mientras aprenden los sistemas y prácticas de su empresa.
Creación de un vídeo de bienvenida para la orientación de nuevos empleados
Este proceso no debería llevarle mucho tiempo. Siga estos consejos:
- El vídeo debe ser breve: lo ideal es que dure entre 5 y 10 minutos. Para ello, cree un pequeño vídeo sobre un tema específico, como uno que explique la historia de la empresa, otro que hable de los valores de la empresa, etc.
- Haga que los directivos y los responsables directos den la bienvenida al nuevo miembro.
- Sea creativo para que el nuevo empleado se sienta parte del equipo. Por ejemplo, en un vídeo de bienvenida para empleados, compartimos los intereses de los nuevos contratados fuera de la oficina.
Diez dificultades de la incorporación remota y cómo resolverlas
Antes de terminar, aquí tiene 10 errores que se deben evitar en la incorporación remota y cómo evitarlos:
1. Dejar que los nuevos empleados aprendan sobre la marcha.
Los primeros días siempre son estresantes. La inquietud y la sensación de ser nuevo solo se agravan si el novato no sabe qué hacer y se le deja que se las arregle por su cuenta.
¿La solución? Una lista de todas las tareas que deben realizar el primer día.
Solución: Crear una lista de verificación de incorporación con todas las tareas que debe completar un nuevo empleado.
Para los nuevos usuarios de Vimeo, por ejemplo, tenemos una lista de Google Docs con las cosas que hay que hacer primero. Les ayuda a orientarse y a dejar a un lado los nervios.
2. No tener un plan de acción para que los nuevos empleados prosperen
La incorporación remota no es algo que deba dejarse para más tarde. No puede improvisar. Hacerlo solo provocará confusión y frustración entre los empleados, que no sabrán cómo desempeñar con éxito sus nuevas funciones.
Necesita tener un plan para ayudarles a prosperar.
Solución: Establezca un plan de acción para que su nuevo empleado alcance el éxito.
Cree un plan de incorporación claro, como el popular enfoque 30-60-90, para establecer tareas específicas para los primeros meses de los nuevos empleados. Este plan describe las tareas que se espera que los nuevos empleados completen durante sus primeros 30, 60 y 90 días en la empresa. Esto les proporcionará un camino claro hacia el éxito y la productividad.
Este plan es como el GPS personal de los nuevos empleados, que les muestra todos los giros correctos y los hitos que deben alcanzar durante sus primeros meses.
3. Dejar que los nuevos empleados se adapten solos a la nueva cultura de la empresa.
Imagínese empezar a trabajar en una nueva empresa de forma remota, con una cultura empresarial completamente nueva a la que adaptarse, sin nadie que le guíe en el proceso. Superar los retos que supone desenvolverse en un nuevo lugar de trabajo de forma virtual lo convierte en una experiencia abrumadora, aislante e incluso francamente solitaria.
Solución: Asigne a los nuevos empleados un compañero que les ayude a familiarizarse con la cultura de la empresa.
¿Hay personas en la oficina que sean especialmente buenas dando una cálida bienvenida a los recién llegados? Genial. Asignarles un compañero de referencia para el nuevo empleado.
En Vimeo, asignamos a cada nuevo empleado un «compañero de incorporación» que le guía a través de nuestra cultura y entorno de trabajo, y le ofrece orientación y apoyo durante el primer mes. De manera similar, Buffer asigna dos compañeros a los nuevos empleados: un compañero de funciones, que pertenece a su equipo y responde a cualquier pregunta relacionada con las tareas o las funciones, y un compañero cultural, que es el guía del nuevo miembro en la cultura de la empresa.
4. No se comunica lo suficiente con los nuevos empleados.
No puede dar por sentado que los nuevos empleados lo están haciendo bien. Empezar un nuevo trabajo puede resultar estresante y abrumador en ocasiones. Y si no les presta suficiente atención, no les está dando el apoyo que necesitan para adaptarse a su nuevo puesto.
Solución: Compruébelo con regularidad.
Al ponerse en contacto con el nuevo miembro con regularidad, preguntándole cosas y ofreciéndole ayuda, le hace saber que él también puede acudir a usted en cualquier momento.
5. No solicitar comentarios sobre la experiencia de incorporación
La incorporación no es algo que se pueda implementar una vez y no volver a revisar nunca más. A medida que evoluciona una fuerza laboral más conectada, también debe hacerlo su proceso de incorporación. Y si no solicita comentarios, no sabrá qué debe mejorar para realizar los cambios necesarios para que los nuevos empleados tengan éxito.
Solución: Pide comentarios a medida que los nuevos empleados completen la incorporación
Preguntar a todos los nuevos empleados sobre su experiencia de incorporación es fundamental para mejorar el proceso en función de los comentarios recibidos. En Vimeo, hacemos preguntas orientadas a los comentarios en nuestra encuesta de comentarios de 90 días.
Algunas preguntas que puede hacer:
- ¿Qué fue lo que más les gustó?
- ¿Qué podría haber propiciado una transición más fluida?
- ¿Qué partes del proceso de incorporación les ayudaron a comprender mejor su función y a sus compañeros de equipo?
6. No documentar todo el proceso de incorporación
El proceso de incorporación es largo y complejo. Es casi imposible recordar cada paso sin documentar todo el proceso. Si lo intenta, es fácil olvidar pasos cruciales que pueden determinar el éxito o el fracaso de la experiencia de incorporación de un nuevo empleado.
Solución: Documentar el proceso de incorporación desde el principio hasta el final.
Tenerlo todo por escrito facilita recordar cada paso. Además, facilita la incorporación de nuevos empleados a otro responsable de contratación en caso de que usted esté ausente o se cambie a otra empresa. La documentación también facilita la asignación y explicación de las tareas de incorporación a personas específicas.
A continuación se indican algunos pasos que debe documentar:
- Lista de miembros clave del equipo que el nuevo empleado debe conocer.
- Lista de todo el hardware y software que necesitará el nuevo empleado.
- ¿Quién configurará los datos de inicio de sesión del nuevo empleado para las herramientas que utilizará en el trabajo?
- Quién es responsable de organizar el hardware, cómo lo hará y para cuándo.
- Guía o hoja informativa para los compañeros de trabajo que se contraten, en la que se describan las formas en que pueden ofrecer ayuda y consejos para compartir comentarios correctivos.
7. Basarse en material aburrido y poco interesante
Aunque los documentos de una página, los PDF y las presentaciones de diapositivas recogen la información esencial que necesitan los empleados contratados a distancia, no son precisamente divertidos. Si desea mostrar la cultura de su empresa y la experiencia de sus empleados en el proceso de incorporación, el vídeo puede ser la mejor opción.
Solución: Aumente el factor diversión con vídeos.
Desde el mensaje de bienvenida del director general hasta todos los detalles de su sistema de gastos, los vídeos proporcionan un medio visual para contar una historia convincente.
Por ejemplo, Axalta quería potenciar su formación virtual con un enfoque cinematográfico para sus vídeos. Querían ofrecer una experiencia similar a la de Netflix y mejorar el valor de producción de sus vídeos. Para ayudar a su equipo a orientarse en los temas de aprendizaje y formación, organizaron vídeos por equipos o temas con el fin de acortar el tiempo de puesta en marcha y conectar con los equipos a gran escala.
8. Mantener el revestimiento del proceso y no personalizable
El proceso de incorporación virtual suele diseñarse de forma lineal, lo que puede resultar agobiante. El aprendizaje no es igual para todos, y puede resultar difícil para los nuevos empleados involucrarse en un proceso de incorporación que no se puede personalizar.
Solución: Poner a los empleados al volante
En su lugar, los equipos de RR. HH. y de personal pueden crear una biblioteca de información donde los nuevos empleados puedan organizar su propia aventura de incorporación. De esta forma, pueden navegar por la formación con libertad para volver a visitar y participar en el contenido según sus propios términos.
Por ejemplo, Stellantis, una multinacional dedicada a la fabricación de automóviles, convirtió sus sesiones de formación en contenidos de vídeo bajo demanda que los empleados pueden encontrar y ver en la Performance Academy de la empresa.
"Este catálogo de contenido significa que cada empleado puede aprender cuándo y dónde es mejor para ellos. Nuestra capacitación está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Eso es importante, porque vemos que la gente lo hace en su tiempo libre, porque saben que va a mejorar su propio rendimiento".
9. Saltarse las actividades de formación de equipos durante la incorporación
El problema del teletrabajo es que los empleados se pierden esas interacciones espontáneas en persona que unen a los compañeros de trabajo en una oficina física.
Las charlas durante el almuerzo, los encuentros en el ascensor y las conversaciones en los pasillos antes de las reuniones son fundamentales para que los nuevos empleados se integren en la cultura de la empresa. Si no se prioriza esto durante la incorporación, el proceso no se desarrollará con fluidez y los nuevos empleados se sentirán excluidos.
Solución: Incorporar actividades de formación de equipos.
Para recrear parte de esta dinámica vital, deje algo de espacio en blanco en el proceso de incorporación remota para que los empleados puedan conectarse. Cree un canal de Slack para el equipo en el que los miembros remotos puedan intercambiar ideas libremente, hacer preguntas e incluso compartir memes divertidos.
Mejor aún, las divertidas actividades para romper el hielo y fomentar el espíritu de equipo a distancia, como un concurso en directo, una happy hour virtual o un baño de sonido, son formas únicas de animar a todo el mundo durante las primeras semanas.
10. No priorizar la inclusión en el proceso de incorporación
Cuando se incorpora a los empleados de forma virtual, es importante que todos se sientan incluidos, valorados y representados. Si no le da prioridad a esto, no está proporcionando a los nuevos empleados el entorno que necesitan para prosperar.
Solución: Sea intencional sobre ser inclusivo.
Asegúrese de que todos los materiales de incorporación estén disponibles en formatos accesibles y proporcione a los empleados formas alternativas de acceder y comprender el contenido.
Starbucks, por ejemplo, nunca publica un vídeo a menos que tenga subtítulos como opción. Y para los empleados con discapacidad visual, considere la posibilidad de proporcionar formatos alternativos, como transcripciones o materiales de incorporación en formato audio.
Incorporación a la comunidad
La clase magistral de incorporación de Vimeo también profundizó en el concepto de «incorporación a la comunidad» y debatió cómo crear un entorno inclusivo, incluso en un mundo remoto. Eche un vistazo a continuación:
Preguntas frecuentes sobre la incorporación virtual
¿Cuáles son las cuatro fases de la incorporación?
Las cuatro fases de la incorporación son:
- Orientación (bienvenida al nuevo empleado)
- Formación sobre funciones (enseñarles su nuevo trabajo)
- Transición (otorgándoles plena responsabilidad por su función)
- Desarrollo continuo (creación de planes para su crecimiento profesional)
¿La incorporación es lo mismo que la formación?
La incorporación y la formación son programas independientes, pero suelen funcionar conjuntamente. La incorporación consiste en presentar a los nuevos empleados a la empresa, su cultura y al resto de empleados, mientras que la formación incluye actividades destinadas a explicar a los nuevos empleados cómo deben realizar su trabajo.
¿Cómo se forma a los empleados de forma virtual?
Utilice vídeos y recursos interactivos para formar a los empleados de forma virtual. Un vídeo tutorial de un proceso específico, en particular, es una forma útil de mostrar cómo hacer algo en lugar de limitarse a enumerar los pasos. Al alojar el contenido en un solo lugar, como una biblioteca de vídeos, los empleados pueden acceder más fácilmente a los recursos en cualquier momento.
¿Cuánto tiempo dura el proceso de incorporación?
Por lo general, el proceso de incorporación dura 90 días, comienza con llamadas de presentación y mensajes de bienvenida y finaliza con una reunión de evaluación a los tres meses. Sin embargo, la duración exacta varía de una empresa a otra.
Conclusión
Ahora que ya sabe qué pasos seguir y qué listas preparar, póngase manos a la obra para disfrutar más adelante de los frutos de la retención de empleados. ¿Qué espera? Abra un documento y comience a planificar.
Incorporación de nuevos empleados con vídeo
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