Visualize o seguinte: novos funcionários remotos e ansiosos para começar se deparam com uma infinidade de materiais de integração densos e repletos de texto no primeiro dia, com pouca ou nenhuma interação humana.
Esse é um processo de boas-vindas difícil, mas não inusitado no ambiente de integração remota de hoje.
Os riscos são grandes. O impacto de uma experiência de integração memorável pode ir muito além das primeiras semanas. Estudos mostram que os funcionários que não têm uma experiência positiva de nova contratação têm duas vezes mais chances de procurar um novo emprego.
Então, como criar um programa de integração remota que dê as boas-vindas, engaje e retenha novos funcionários? Ajudamos você com este guia abrangente para integração de funcionários remotos, incluindo um plano de ação em cinco etapas e práticas recomendadas de integração virtual para ajudar os novos integrantes a começarem logo.
O que é integração remota?
A integração remota consistia em apresentar ao novo contratado a cultura, a equipe e as ferramentas necessárias para ele fazer seu trabalho. Um programa de integração completo ajuda novos funcionários a entender sua função, a empresa e as pessoas com quem irão trabalhar.
O ideal é que a integração envolva mostrar o escritório ao novo integrante, convidá-lo para almoçar e muitos apertos de mão. Com a integração remota, no entanto, tudo isso é feito virtualmente, usando videoconferência, vídeos, exercícios interativos e recursos de texto.
Manual de treinamento virtual
Descubra como as empresas mantêm a equipe informada e agilizam a integração de funcionários usando vídeos
Em um vídeo da série Master Class do Vimeo, falamos sobre recursos da integração com vídeo. Confira um trecho abaixo:
Como integrar funcionários remotos
Explore nosso plano de ação em cinco etapas para integrar novos funcionários remotos:
1. Integração virtual antes do primeiro dia
83% das empresas de alto desempenho iniciam seu processo de integração antes do primeiro dia de trabalho de um funcionário. Elas entendem claramente a importância de um bom começo. Com a preparação, a integração será realizada conforme o cronograma. Para isso, siga as seguintes etapas:
- Envie todo o hardware, manuais e guias de funcionários para o novo contratado antes da data de início. Como alternativa, transfira uma verba para compra de hardware, dando um prazo para quando devem ter seu escritório pronto.
- Peça ajuda à equipe de TI na configuração do novo hardware. A instalação remota de VPNs e software de segurança faz parte desta etapa.
- Envie alguns itens de merchandising da empresa. Canecas, adesivos, camisetas e meias com o logotipo da marca, entre outros itens, fazem com que os novos contratados se sintam parte da equipe.
- Apresente as ferramentas de comunicação da empresa e crie as contas para novos funcionários.
- Faça perguntas ao novo funcionário, por exemplo, sobre como era seu trabalho anterior, quais são os hobbies dele, entre outras. Entregue essas informações à equipe para que eles possam dar as boas-vindas.
Acelere o processo de assinatura fazendo com que o novo funcionário preencha e assine documentos digitalmente usando ferramentas seguras de assinatura automática, como o DocuSign.
2. Orientação remota para novos funcionários
A orientação envolve apresentar o funcionário aos novos integrantes da equipe. Você, como ponto de contato de recursos humanos, o gerente de contratações (ou o gerente direto a quem ele vai reportar) e o CEO são três rostos que um novo contratado deve conhecer já no primeiro dia.
Se o novo integrante ainda não tiver conhecido essas pessoas durante as entrevistas de contratação, é melhor fazer uma chamada de vídeo de apresentação. Em seguida, deixe o novo funcionário ter uma reunião individual com os membros principais.
Mantenha as chamadas iniciais leves e não relacionadas ao trabalho ao discutir expectativas claras para a função, estabelecer o processo de trabalho e definir metas de curto e longo prazo.
3. Marque reuniões com as pessoas que vão trabalhar junto com o novo funcionário
Comece apresentando a nova pessoa ao Slack da sua empresa. Você pode fazer isso por conta própria ou outra pessoa pode fazer esse trabalho.
Usando as informações sobre a nova contratação que você compartilhou com o restante da equipe na primeira etapa, todos podem personalizar a mensagem de boas-vindas.
Em seguida, organize reuniões para os novos contratados com os integrantes da equipe para ajudá-los a se conhecer. Aqui no Vimeo, agendamos e marcamos as chamadas de introdução da primeira semana de vídeo na Google Agenda para evitar confusão.
4. Organize sessões de integração e treinamento para conhecer a empresa
Como a integração de funcionários remotos envolve familiarizá-los com a empresa e com o que ela oferece, você precisa definir as sessões de treinamento que eles precisarão fazer.
Como parte da nossa integração remota, temos as seguintes sessões de treinamento para todos os novos funcionários do Vimeo no primeiro mês. Sinta-se à vontade para usar estas ideias de sessões para integrar novos funcionários:
👉 Orientação para novos funcionários e conversa sobre segurança, que apresenta uma visão geral da missão, visão e valores do Vimeo, além de informações sobre a função de cada pessoa na empresa
👉 Orientação para novas contratações e benefícios dos EUA, que abrange os benefícios e a inscrição para funcionários dos EUA
👉 Sessão de produto que explica e oferece treinamento sobre nossas ofertas de produtos
👉 Sessão de estratégia, visão aprofundada de expectativas de clientes, estratégias, metas e posicionamento
👉 Sessão de segurança que apresenta nossos regulamentos de segurança aos novos funcionários
5. Dê a eles uma pequena tarefa para que eles comecem a trabalhar
Depois que todas as reuniões de integração e sessões de treinamento terminarem, peça ao gerente direto do novo contratado para atribuir uma pequena tarefa ao funcionário. O objetivo aqui é dar a eles uma ideia de como trabalharão e com quem precisarão colaborar para fazer as coisas.
Garanta que o iniciante receba detalhes e contexto suficientes sobre o projeto, além de exemplos do que precisa ser feito. Inclua também pontos de contato.
Como criar vídeos de integração
Os vídeos mostram como as coisas são feitas, em vez de simplesmente narrar as etapas, por isso, são uma ótima ferramenta para integrar novos funcionários. Por exemplo, você pode ter um vídeo de integração de um funcionário para dar as boas-vindas e orientá-los nos primeiros 30 dias. Da mesma forma, um tutorial de treinamento pode ajudar a explicar como seu produto funciona.
Observe que dois tipos de vídeos de integração ajudam: padrão e passo a passo. No primeiro, você pode usar modelos de vídeo para organizá-los rapidamente.
Veja um exemplo de modelo de vídeo de boas-vindas:
E aqui está um exemplo em ação:
Por outro lado, os vídeos explicativos são gravações de tela que apresentam sua tela (e sua câmera, se você escolher) enquanto você demonstra como usar seu produto, por exemplo. Com o gravador de tela do Vimeo, você pode compartilhar sua tela, câmera ou ambos à medida que você aborda um tópico.
Nossos clientes adoram o Vimeo Record:
"Internamente, somos uma equipe distribuída em mais de 10 fusos horários diferentes e temos janelas de tempo muito limitadas onde estamos todos juntos online. Ser capaz de usar esta ferramenta para colaboração assíncrona nos devolve todo o nosso precioso tempo em que estamos todos online para nos concentrarmos em tópicos mais importantes!"
O Vimeo Record é uma maneira simples e eficaz de transmitir informações a novos funcionários à medida que eles conhecem os sistemas e práticas da sua empresa.
Criação de um vídeo de boas-vindas para orientação de funcionários
Esse processo não deve demorar muito. Siga estas dicas:
- Mantenha o vídeo curto: o ideal é de 5 a 10 minutos. Para isso, crie um pequeno vídeo sobre um tópico específico, como um explicando a história da empresa, outro falando sobre os valores da empresa e assim por diante.
- Dê as boas-vindas ao novo membro com os gerentes executivos e diretos.
- Use a criatividade para fazer o novo contratado se sentir parte da equipe. Por exemplo, em um vídeo de boas-vindas a um funcionário, compartilhamos os interesses do novo contratado fora do escritório.
10 desafios da integração remota e como resolvê-los
Antes de encerrar, veja 10 falhas da integração remota e como evitá-las:
1. Deixar que os novos contratados aprendam à medida que trabalham
Os primeiros dias são sempre estressantes. O desconforto e a sensação de ser um novato são agravadas se a pessoa não souber o que fazer e tiver que descobrir as coisas por conta própria.
A solução? Uma lista de verificação de todas as suas tarefas para o primeiro dia.
Solução: crie uma lista de verificação de integração com todos os itens de ação que um novo funcionário deve concluir
Para os novos funcionários do Vimeo, por exemplo, temos uma lista de coisas para fazer primeiro no Google Docs. Isso ajuda a direcionar as tarefas e a diminuir a ansiedade do novo funcionário.
2. Não ter um plano para os novos contratados prosperarem
A integração remota não é algo que pode ser definido posteriormente. Você não pode simplesmente inventar. Se os funcionários não souberem como ter sucesso em suas novas funções, ficarão confusos e frustrados.
Você precisa ter um plano para ajudá-los a prosperar.
Solução: tenha um plano para preparar novos funcionários para que eles sejam bem-sucedidos
Crie um plano de integração claro, como a abordagem popular 30-60-90, para definir tarefas distintas para os primeiros meses do novo contratado. Este plano descreve as tarefas que os novos contratados devem concluir nos primeiros 30, 60 e 90 dias na empresa. Isso fornecerá um caminho claro para o sucesso e a produtividade.
Esse plano é como um GPS pessoal para o novo contratado, que mostra todos os passos certos e marcos que devem ser atingidos durante os meses iniciais.
3. Deixar que os novos contratados se ajustem sozinhos à nova cultura da empresa
Imagine começar em uma nova empresa remotamente, com uma cultura empresarial totalmente nova para se adaptar, sem ninguém para orientar você. Ultrapassar os desafios de navegar em um novo local de trabalho virtualmente pode ser uma experiência assustadora, isolada e até mesmo solitária.
Solução: junte seus novos funcionários a um parceiro que os ajude a navegar pela cultura da sua empresa
Tem pessoas no escritório que são especialmente ótimas para dar as boas-vindas aos novos funcionários? Ótimo. Atribua-os como parceiros obrigatórios para o novo contratado.
No Vimeo, cada novo funcionário recebe um *Hire Buddy*, que o orienta na cultura e no ambiente de trabalho, oferecendo apoio durante o primeiro mês. Da mesma forma, a Buffer designa dois colegas para o novo contratado — um *role buddy*, da mesma equipe, que responde dúvidas relacionadas às tarefas e ao cargo, e um *culture buddy*, que serve como guia para a cultura da empresa.
4. Não conversar com os novos funcionários o suficiente
Você não pode simplesmente presumir que os novos contratados estão se saindo bem. Às vezes, começar um novo trabalho pode ser estressante e a pessoa pode se sentir sobrecarregada. E, se você não faz acompanhamento com frequência, não está oferecendo a esses funcionários o suporte de que precisam para se adaptar ao novo cargo.
Solução: faça acompanhamento regularmente
Ao conversar regularmente com o novo integrante — perguntando como estão as coisas e se precisa de ajuda com algo — você mostra que ele também pode procurar você a qualquer momento.
5. Não solicitar feedback sobre a experiência de integração
A integração não é algo que você pode implementar uma vez e nunca mais. À medida que uma equipe mais conectada evolui, seu processo de integração também deve evoluir. Se você não pedir feedback, não saberá o que precisa melhorar para fazer as alterações necessárias para que as novas contratações sejam bem-sucedidas.
Solução: peça feedback à medida que os novos funcionários concluem a integração
Perguntar a todos os novos funcionários sobre sua experiência de integração é essencial para melhorar seu processo de acordo com o feedback que você receber. No Vimeo, fazemos perguntas baseadas em feedback em nossa pesquisa de feedback de 90 dias.
Algumas perguntas que você pode fazer:
- O que eles mais gostaram?
- O que poderia ter levado a uma transição mais suave?
- Quais partes do processo de integração os ajudaram a entender melhor sua função e seus colegas de equipe?
6. Não documentar todo o processo de integração
O processo de integração é longo e complexo. É praticamente impossível se lembrar de cada passo sem documentar todo o processo. É fácil esquecer etapas cruciais que podem impulsionar ou atrapalhar a experiência de integração de um novo funcionário.
Solução: documente o processo de integração do início ao fim
Depois de ter tudo no papel, é mais fácil se lembrar de cada passo. Além disso, a documentação facilita a integração de funcionários por outro gerente de contratação, caso você esteja de licença ou se mudando para uma nova empresa. Também fica mais fácil atribuir e explicar tarefas de integração a pessoas específicas.
Veja aqui algumas etapas para documentar:
- Lista dos principais integrantes da equipe que o novo contratado deve conhecer.
- Uma lista de todo o suporte e software necessários para o novo funcionário.
- Quem configurará os logins dos novos contratados para as ferramentas usadas no trabalho.
- Quem é responsável por disponibilizar o hardware, como e quando.
- Guia ou resumo para o hire buddy, com orientações sobre como oferecer ajuda e dicas para dar feedback corretivo:
7. Confiar em material entediante e chato
Embora textos de uma página, PDFs e conjuntos de slides capturem informações essenciais que funcionários remotos precisam, eles não são exatamente divertidos. Se quiser mostrar a cultura e a experiência dos funcionários da sua empresa em sua experiência de integração, o vídeo pode ser a opção ideal.
Solução: aumente a diversão com o vídeo
Da mensagem de boas-vindas de um CEO a todos os detalhes do seu sistema de despesas, os vídeos fornecem o meio visual para contar uma história interessante.
Por exemplo, a Axalta queria impulsionar seu treinamento virtual com uma abordagem cinematográfica dos vídeos. Eles queriam oferecer uma experiência no estilo Netflix e aumentar o valor de produção dos vídeos. Para ajudar a equipe a navegar pelos tópicos de aprendizagem e treinamento, eles organizaram vídeos por equipes ou tópicos para ajudar a reduzir o tempo de atividade e se conectar com equipes em grande escala.
8. Manter o processo linear e sem possibilidade de personalização
O processo de integração virtual muitas vezes é projetado de forma linear, o que pode ser demorado. A aprendizagem não é única para todos e pode ser difícil para os novos funcionários se engajar com um processo de integração que não é personalizável.
Solução: coloque os funcionários no banco do motorista
Em vez disso, as equipes de RH podem criar uma biblioteca de informações onde os novos funcionários podem fazer a curadoria da sua própria integração. Dessa forma, eles podem navegar pelo treinamento com a liberdade de revisar e interagir com o conteúdo como preferirem.
Por exemplo, a Stellantis, uma empresa multinacional de automóveis, transformou suas sessões de treinamento em conteúdo de vídeo sob demanda que os funcionários podem encontrar e visualizar na Academia de Desempenho da empresa.
“Esse catálogo de conteúdos permite que cada colaborador aprenda no momento e no lugar que for melhor para ele. Nosso treinamento está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso é importante, porque vemos as pessoas acessando no próprio tempo, já que sabem que isso vai melhorar o desempenho delas.”
9. Ocultar a integração da equipe durante a integração
O problema do trabalho remoto é a possível perda das interações presenciais espontâneas que unem os colegas de trabalho em um escritório físico.
As conversas durante o almoço, os encontros no elevador e os papos rápidos no corredor antes das reuniões são essenciais para integrar os novos contratados à cultura da empresa. Se você não priorizar isso durante a integração, o processo não correrá bem e os novos funcionários se sentirão excluídos.
Solução: incorporar atividades de integração entre a equipe
Para reproduzir um pouco dessa dinâmica essencial, deixe um espaço em branco no processo de integração remota para que os funcionários se conectem. Crie um canal no Slack para a equipe, onde os integrantes remotos da equipe possam trocar ideias, fazer perguntas e até compartilhar memes hilários.
Melhor ainda, atividades divertidas para quebrar o gelo e fortalecer laços em equipes remotas, como um quiz ao vivo, happy hour virtual ou até uma sessão de sound bath, são maneiras criativas de animar todos nos primeiros dias.
10. Não priorizar a inclusão no processo de integração
Ao fazer a integração virtual de funcionários, é importante que todos se sintam incluídos, valiosos e representados. Se não priorizar isso, você não oferecerá aos novos contratados o ambiente de que eles precisam para prosperar.
Solução: ser intencional ao ser inclusivo
Garanta que todos os materiais de integração estejam disponíveis em formatos acessíveis e ofereça formas alternativas de os funcionários acessarem e entenderem o conteúdo.
O Starbucks, por exemplo, nunca publica um vídeo sem que as legendas opcionais estejam disponíveis. E, para funcionários com deficiência visual, considere oferecer formatos alternativos, como transcrições ou materiais de integração baseados em áudio.
Integração da comunidade
A Master Class de integração do Vimeo também mergulhou no conceito de “integração da comunidade”, discutindo como criar um ambiente inclusivo, mesmo em um mundo remoto. Dê uma olhada abaixo:
Perguntas frequentes sobre integração virtual
Quais são as 4 etapas da integração?
As quatro etapas da integração são:
- Orientação (dar as boas-vindas ao novo contratado)
- Treinamento no cargo (prestar acompanhamento nas tarefas)
- Transição (fornecer total responsabilidade ao funcionário por sua função)
- Desenvolvimento contínuo (criar planos para o crescimento de carreira)
Integração é o mesmo que treinamento?
Integração e treinamento são programas separados, mas costumam trabalhar juntos. A integração envolve a apresentação de novos funcionários à sua empresa, cultura e outros funcionários, enquanto o treinamento envolve atividades para explicar à nova pessoa como fazer seu trabalho.
Como treinar funcionários virtualmente?
Use vídeos e recursos interativos para treinar funcionários virtualmente. Um passo a passo em vídeo de um processo específico, em geral, é uma maneira útil de mostrar como fazer algo, em vez de apenas listar as etapas. Hospedar conteúdo em um só lugar, como uma biblioteca de vídeos, facilita o acesso aos recursos a qualquer momento.
Quanto tempo dura o processo de integração?
Em geral, um processo de integração tem 90 dias de duração, começando com chamadas de introdução e mensagens de boas-vindas e terminando com um check-in de três meses. A duração exata, no entanto, varia de acordo com a empresa.
Resumo
Agora que você sabe quais passos dar e listas de verificação fazer, faça o trabalho agora para aproveitar o melhor resultado de retenção de funcionários mais tarde. O que você está esperando? Abra um documento e comece a planejar.
Integre novos funcionários com vídeo
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